En el estricto entorno normativo actual, las empresas deben estar atentas al cumplimiento de las leyes de inmigración, especialmente en lo que respecta al proceso de Verificación de Elegibilidad de Empleo exigido por los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS). El formulario I-9, utilizado para verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos, es un documento fundamental en este proceso.
No mantener el cumplimiento del I-9 puede conducir a sanciones severas, por lo que es imperativo que las empresas adopten una estrategia proactiva de defensa de auditoría I-9. En Oltarsh & Associates, P.C., nuestro objetivo es ayudar a las empresas a protegerse de las ramificaciones de una auditoría I-9, ofreciendo orientación sobre las mejores prácticas y una estrategia de defensa de auditoría I-9.
Comprender el proceso de auditoría I-9
Una auditoría I-9 la realiza el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) para garantizar que las empresas cumplan la Ley de Reforma y Control de la Inmigración (IRCA) de 1986. Esta ley exige que las empresas verifiquen la elegibilidad de empleo de sus empleados y mantengan registros I-9 precisos. Durante una auditoría, el ICE revisará los registros del formulario I-9 de su empresa para comprobar su cumplimiento.
Los empresarios suelen recibir una Notificación de Inspección (NOI), en la que se les informa de la próxima auditoría. A partir de la fecha de recepción de la NOI, las empresas disponen de tres días hábiles para presentar los registros I-9 para su inspección. El ICE examinará entonces los formularios para comprobar su exactitud e integridad, centrándose en garantizar que los empleados están autorizados a trabajar en Estados Unidos.
Componentes clave del cumplimiento del I-9
Formulario I-9 completo y preciso
Cada empleado debe cumplimentar la Sección 1 del Formulario I-9 antes de su primer día de trabajo. Los empresarios deben cumplimentar la Sección 2 en un plazo de tres días laborables a partir de la fecha de contratación del empleado. Es crucial asegurarse de que todas las secciones del formulario se rellenan de forma precisa y completa. Los errores más comunes son la falta de firmas, las fechas incorrectas y la información incompleta.
Verificación de la admisibilidad del empleo
Los empleadores deben verificar la elegibilidad de empleo de sus empleados mediante el examen de documentos aceptables, como un pasaporte estadounidense, una tarjeta de residente permanente o un documento de autorización de empleo. Estos documentos deben estar actualizados y no caducados en la fecha de contratación. Los empleadores deben revisar cuidadosamente estos documentos para verificar su autenticidad y asegurarse de que coinciden con la información proporcionada en el Formulario I-9.
Mantenimiento de los registros I-9
Los empleadores deben conservar los registros I-9 de todos los empleados actuales y durante un período determinado una vez finalizado el empleo. El período de conservación es de tres años a partir de la fecha de contratación o de un año después de que finalice la relación laboral, lo que ocurra más tarde. El almacenamiento y la organización adecuados de estos registros son esenciales para garantizar que puedan presentarse de forma rápida y precisa durante una auditoría.
Auditorías internas periódicas
Realizar auditorías internas periódicas de sus registros I-9 puede ayudar a identificar y corregir errores antes de que se conviertan en un problema durante una auditoría oficial. Las auditorías internas deben revisar todos los formularios para comprobar si están completos, son precisos y se conservan correctamente los documentos. Este enfoque proactivo puede reducir significativamente el riesgo de incumplimiento.
Prepararse para una auditoría I-9
Implantación de un sólido programa de cumplimiento de la normativa I-9
Desarrollar e implantar un programa integral de cumplimiento de la normativa I-9 es el primer paso para proteger a su empresa de una auditoría. Este programa debe incluir procedimientos detallados para cumplimentar y conservar el formulario I-9, formación para los empleados responsables del cumplimiento del I-9 y auditorías internas periódicas.
Formación y educación
La formación de los empleados que se encargan del cumplimiento del I-9 es fundamental. Deben conocer bien los requisitos del formulario I-9, la importancia de cumplimentarlo con precisión y puntualidad, y cómo identificar los documentos aceptables para la verificación de la elegibilidad para el empleo. Las sesiones de formación periódicas pueden ayudar a garantizar que todos los implicados en el proceso estén al día de las últimas normativas y las mejores prácticas.
Utilización de sistemas electrónicos I-9
Muchas empresas están recurriendo a los sistemas electrónicos I-9 para agilizar el proceso y reducir los errores. Estos sistemas pueden ayudar a garantizar que los formularios se cumplimentan correctamente, almacenan los documentos de forma segura y facilitan el acceso para auditorías internas y comprobaciones de cumplimiento. Además, los sistemas electrónicos suelen incluir recordatorios y alertas para ayudar a gestionar las fechas de caducidad de los documentos de autorización de empleo.
Respuesta a un aviso de inspección
Cuando reciba un Aviso de Inspección, es crucial actuar con rapidez y eficacia. Reúna todos los registros I-9 y asegúrese de que están organizados y completos. Es aconsejable consultar con un abogado de inmigración que pueda guiarle a través del proceso, ayudarle a resolver cualquier deficiencia y representar sus intereses durante la auditoría.
Subsanar las deficiencias
Si se detectan deficiencias durante una auditoría interna o una auditoría del ICE, es esencial abordarlas con prontitud. Corregir los errores y garantizar que todos los formularios I-9 estén completos y sean precisos puede mitigar las posibles multas y sanciones. Los empleadores deben documentar todas las medidas correctivas adoptadas para demostrar un esfuerzo de buena fe para cumplir con las leyes de inmigración.
Errores comunes y cómo evitarlos
Formularios incompletos
Uno de los problemas más comunes encontrados durante las auditorías I-9 son los formularios incompletos. Asegúrese de que se rellenan todos los campos obligatorios, de que las firmas están en su sitio y de que las fechas se introducen correctamente. Comprobar dos veces si cada formulario está completo puede evitar este error tan común.
Aceptación de documentos incorrectos
Los empresarios sólo deben aceptar documentos que figuren en la lista de documentos aceptables para la verificación de la elegibilidad para el empleo. Aceptar documentos incorrectos o caducados puede dar lugar a problemas de cumplimiento. Es fundamental formar a los empleados para que reconozcan los documentos aceptables.
Falta de Reverificación
Los empresarios deben volver a verificar la elegibilidad para el empleo de los empleados cuyos documentos de autorización de trabajo tengan fecha de caducidad. Si no lo hacen, pueden incumplir la normativa. La implantación de un sistema de seguimiento y gestión de las fechas de caducidad de los documentos puede ayudar a evitar este problema.
Registros inadecuados
Es esencial mantener registros I-9 precisos y organizados. Un mantenimiento inadecuado de los registros puede dar lugar a dificultades durante una auditoría. Asegúrese de que todos los formularios se almacenan de forma segura y se puede acceder a ellos fácilmente cuando sea necesario.
Conclusión
Proteger su empresa de las auditorías I-9 requiere un enfoque proactivo y diligente. Mediante la implantación de un sólido programa de cumplimiento de la normativa I-9, la realización de auditorías internas periódicas, la formación de los empleados y el uso de sistemas electrónicos, puede reducir significativamente el riesgo de incumplimiento y las sanciones asociadas.
Si le preocupa el cumplimiento del I-9 y desea proteger su empresa de los riesgos de una auditoría, póngase en contacto con Oltarsh & Associates, P.C. hoy para una consulta gratuita.
Permítanos ayudarle a navegar por las complejidades del cumplimiento I-9 y asegurar que su negocio está preparado con una estrategia de defensa de auditoría I-9. Póngase en contacto con nosotros para programar su consulta y proteger su negocio de posibles sanciones.
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